<外資系働き方>無駄な会議を防ぐコツ

外資系企業・働き方

以前の記事 欧米人との会議で発言しないとバカだと思われる?国際会議の際の注意点は?でも紹介しましたが、欧米ではみんなで何かを決めるような会議で発言しないと「出席する意味がない」とみなされます。

なぜなら、会議の時間も就業時間であり、お金が発生しているのです。
ベースの給与にもよりますが、自分の給与を時給換算するとわかりやすいと思います。
1時間あたり数千円をもらってその会議に出席しているのに、ただ黙って聞いているなんて無駄じゃないですか・・・?
発言しないでただ聞いているだけなら、後で議事録を読めば事足ります。
残念ながら、欧米に比べて日本はまだまだ無駄な会議が多いと言われています。
(国会の討論を見ていても、そんな感じがしますが・・・。お金もらって審議中に居眠りしている議員がいるなんて論外です。)
在宅勤務が進む今こそ、無駄を徹底的に減らし、その分自分の時間に費やしたいですよね。
それでは、どうしたら無駄会議を防いで生産性を高めることができるのでしょうか?

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本当に必要な人=その会議で価値ある発言できる人のみ招集

なぜか、「ただ聞いてるだけで何も発言しない偉いおじさん」とか参加していませんか・・・?
会議で終始黙ったまま終わる人・・・正直何のためにいるのかよくわかりません。
欧米では「Add value to meeting」という言い方をしますが、add value= 価値を付加できる人以外は出席不要です。
そもそも、単純に出席者が多いと予定を合わせるのが大変です。
さらに、会議中に意見を言わないで黙ってる偉い人に限って、会議に遅れてきて皆を待たせたり、出席者の大半の人がわかっているような基本的な質問をして会議の流れをぶった切ったりします・・・。
必要最低限の人を集めてサクッと終わらせるのが一番です。
会議に出ない他の人には、後でメールで議事録を配って読んでもらいましょう。
何かコメントあれば返信してね、と言えばいいのです。

事前にアジェンダを配布し、参加者に読んできてもらう

事前に会議で話す内容をまとめて、出席者に予習をお願いしましょう。
考えたり調べものが必要な場合は、会議の前の宿題として個人でやってきてもらいます。事前に調べてくればわかることを、会議の途中で聞いたりしていると、あっという間に時間がなくなってしまいます。
既に内容をわかっている人は、わからない人に説明している間、手持ち無沙汰になってしまいますね。結果的に、みんなの時間を無駄にしてしまいます。
アジェンダを配るタイミングは会議直前だとみんな読む時間がないし、早すぎても内容を忘れられてしまうので、会議の数日前が良いですよ。

会議の目的を明確にする

なぜみんなに集まってもらったのか、何を話し合う必要があって、何を決めなければいけないのか・・・会議の目的を最初に明確に説明します。
みんなが最初から目的を理解していないと、議論がどんどん本質から逸れていってしまいます。

会議を終わらせる時間は厳守

うまく議論がまとまれば、予定時間より早く終わってもいいくらいです。
だらだら雑談が始まったり、愚痴大会になったりしないように、話が脱線しそうになったら軌道修正する人が必要です。進行役がどんどん前に進めていきましょう。
グローバル会議だと、みんなの意見が活発に出てさっさと議論がまとまった時なんかは「活発な意見をありがとう。有意義な会議ができたね!15分余ったから、その時間はみんなに返すよ!」という感じで、時間が余っていてもさっさと切り上げます。

役割をきちんと決めておく

最低でも、司会進行、書記、タイムキーパーを決めておきましょう。
一人で何役かこなしても構いません。
書記は議事録をまとめたら、みんなの記憶が新鮮なうちに必要な人達に配布します。
もし会議中で決めたアクションがある場合は、誰がいつまでに完了するのか明確に決めて、アクションの責任者がフォローアップをします。
せっかく議論がまとまったのに、肝心のアクションがいつまで経っても完了しなければ意味がないですね。

時は金なり!自分だけでなくみんなの時間を使っている意識をもつ

外資系企業では、わざとだらだら残業して残業代でお金を稼ぐという文化はありません。
大した仕事をしていないのに残業が多い=能力がないとみなされ、結果的に昇進できなかったり、最悪クビになったりします。
議論がきちんとまとまるなら、会議の時間も短いに越したことはないのです。
それぞれ自分の仕事もあるはずなので、会議の時間を短縮することでみんながその分を自分のタスクに費やせるわけですね。
考えてみると、5人の会議が一時間延長したら、1時間分の時給×5人分が使われるわけです。会社側としても無駄会議を省くことは大きなメリットですね。

まとめ

新型コロナの影響で、日本でも働き方が大きく変わろうとしています。
コロナ収束後も在宅勤務は推進され、地方に移住・Uターンする人、副業を解禁する企業も増えるのではないかと予想しています。
「毎日満員電車に乗って通勤し、オフィスでは残業をして、一日の大半を仕事に拘束される」という働き方を見直すきっかけにもなるのではないでしょうか。
無駄な時間を省いて浮いた時間を、副業に費やすも良し、家族や友達と過ごしたり、自然の中を散歩したりするも良し・・・。
そんな、貴重な人生の時間を思い思いに使えるような働き方ができる未来が来ればいいなと思っています。

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